Arbeitsverträge, Angebote, Gewerbemietverträge, Allgemeine Geschäftsbedingungen: Immer mehr geschäftliche Dokumente werden heute ohne Papier und Stift unterschrieben. Die elektronische Signatur ermöglicht es, eine Vereinbarung aus der Ferne mit wenigen Klicks zu bestätigen und dabei eine anerkannte Rechtsgültigkeit zu bewahren – vorausgesetzt, man wählt die richtige Sicherheitsstufe und den richtigen Anbieter.
Eine reale, aber geregelte Rechtsgültigkeit
In Frankreich erkennt Artikel 1367 des Code civil (des französischen Zivilgesetzbuchs) der elektronischen Signatur dieselbe Beweiskraft zu wie einer handschriftlichen Unterschrift, sofern das verwendete Verfahren die Identität des Unterzeichners und die Integrität des unterschriebenen Dokuments zuverlässig gewährleistet. Die europäische eIDAS-Verordnung präzisiert diese Vermutung, indem sie drei Stufen unterscheidet: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte Signatur. Für ein Unternehmen, das eine zuverlässige elektronische Signatur sucht, hängt die Wahl der Stufe vor allem von der Bedeutung des zu unterschreibenden Dokuments ab.
Drei Stufen, drei Einsatzbereiche
Die einfache Signatur beruht auf einem per E-Mail oder SMS erhaltenen Code: Sie eignet sich für Dokumente mit geringer Bedeutung, etwa ein Angebot oder eine Rechnung. Die fortgeschrittene Signatur stützt sich auf eine umfassendere Identitätsprüfung und ein personengebundenes Zertifikat; sie wird für Verträge mit erheblicher finanzieller Bedeutung empfohlen, etwa einen Dienstleistungsvertrag oder einen Gewerbemietvertrag. Die qualifizierte Signatur schließlich erfordert ein von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle ausgestelltes Zertifikat sowie eine strenge Identitätsprüfung: Sie ist die einzige, die vor Gericht von einer Vermutung der Zuverlässigkeit profitiert, was bei den sensibelsten Vorgängen hilfreich ist.
Diese Wahl ist nicht nur eine technische Frage. In einer Zeit, in der die Online-Sichtbarkeit zu einem strategischen Aktivposten für kleine Unternehmen wird, ist die Digitalisierung von Verträgen Teil derselben Bewegung zur Modernisierung der Verwaltungswerkzeuge.
Die Kriterien für die richtige Wahl der Lösung
- Die angebotene eIDAS-Konformitätsstufe (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) und ihre Übereinstimmung mit der Art des unterschriebenen Dokuments.
- Die Nachvollziehbarkeit: Zeitstempel, Signaturzertifikat, im Streitfall einsehbarer Prüfpfad.
- Die Integration in bereits genutzte Werkzeuge (E-Mail-Programm, CRM, Rechnungssoftware).
- Die langfristige Aufbewahrung der unterschriebenen Dokumente mit einer beweiskräftigen Archivierung.
- Die Kosten, die oft als Paketpreis oder pro Signatur berechnet werden und dem tatsächlichen Dokumentenvolumen gegenübergestellt werden sollten.
Fehler, die die Signatur angreifbar machen
Manche Unternehmen begnügen sich mit einem einfachen Scan einer handschriftlichen Unterschrift, der in ein PDF eingefügt wird: Dieses Verfahren bietet keine Garantie für Identität oder Integrität und kann ohne Schwierigkeiten angefochten werden. Eine weitere häufige Falle: eine einfache Signatur für einen Vertrag mit hoher finanzieller Bedeutung zu wählen, obwohl sie im Streitfall nur eine schwache Vermutung begründet. Verwaltungsverantwortliche müssen zudem auf den Schutz der mit dem Signaturprozess verbundenen Daten achten: Ein Anbieter muss die Hosting-Sicherheit und die Vertraulichkeit der ausgetauschten Unterlagen gewährleisten.
Schließlich geht die Einführung eines neuen Signaturwerkzeugs häufig mit weiteren regulatorischen Änderungen für Unternehmen einher, die vorausschauend berücksichtigt werden müssen: Aktualisierung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Information der Mitarbeiter oder Kunden über das neue Verfahren, DSGVO-konforme Archivierung.
Häufig gestellte Fragen
Ist die elektronische Signatur für alle Dokumente gültig?
Ja, in den meisten Fällen – mit Ausnahme bestimmter Rechtsakte, die weiterhin eine notarielle Beurkundung oder eine gesetzlich vorgeschriebene besondere Form erfordern, wie etwa bestimmte privatschriftliche Urkunden im Familienrecht.
Muss man immer die höchste Signaturstufe wählen?
Nein: Die qualifizierte Stufe, die teurer und aufwändiger in der Umsetzung ist, ist nur für Vorgänge mit hoher Bedeutung sinnvoll. Für ein Angebot oder eine Rechnung reicht in der Regel eine einfache Signatur aus.
Wie lässt sich die Gültigkeit einer elektronischen Signatur im Streitfall nachweisen?
Durch die vom Anbieter aufbewahrten Nachweiselemente: Identitätszertifikat des Unterzeichners, Zeitstempel, Aktionsprotokoll und Dokumentenintegrität, die in einer im Streitfall einsehbaren Beweisakte zusammengefasst sind.
Quellen
- ANSSI (die französische Cyberagentur) — Leitfaden zur Auswahl der Stufe elektronischer Signaturen
- France Num (das französische Portal zur Digitalisierung von Unternehmen) — Die elektronische Signatur, ein unverzichtbares Werkzeug
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