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Gestion Électronique de Document : la solution Zeendoc

Concrètement, Zeendoc c’est quoi ? C’est un logiciel de gestion électronique de document (GED) qui vous permettra de disposer, de diffuser et de partager l’information en temps réel avec n’importe qui au sein de votre entreprise et quel que soit votre secteur d’activité. Elle fait gagner en productivité, archive et sécurise tous les documents, de quelle que nature qu’ils soient. On pourrait comparer ce produit à un grand classeur numérique. Dans cet article, nous aborderons trois bénéfices principaux de la solution Zeendoc, à savoir l’archivage de l’information, le gain de productivité apporté et la sécurisation de la data.

Archivage de l’information :

Peu importe votre secteur d’activité, vous générez des informations. Et ces données, Zeendoc la classe pour vous ! Mais comment ça marche ? Pour commencer, le logiciel GED Zeendoc accepte toute forme de documents, qu’ils soient directement numériques ou encore sous format papier, car compatible avec l’ensemble des scanners et copieurs. Il permet le dépôt de n’importe quel type de document, pour n’importe quelle branche de l’entreprise : CV pour les R.H., note de frais ou factures pour la compta, etc…

Archivage électronique de document

La particularité de l’archivage électronique des documents Zeendoc est qu’une fois archivé, vous pouvez retrouver n’importe quel document en quelques clics grâce à une technologie de reconnaissance. Cette dernière permet à l’application de lire et retenir l’ensemble du contenu du document, puis d’analyser sa structure et son contenu pour enfin le classer en fonction du plan d’indexation de l’utilisateur. Grâce à cette technique, Zeendoc s’adapte à votre méthode de travail et vous permet donc de rechercher vos documents selon vos critères : soit par un mot présent dans le document, soit par l’une des informations qui a servi au classement (devis, facture, CV etc…) ou encore soit par une des caractéristiques du document (nom du doc, date d’archivage, nom du dépositaire etc…). La dernière particularité de cet archivage est qu’il assure une traçabilité du document pendant toute la durée de conservation : que vous pouvez vérifier en temps réel les consultations, le téléchargement, l’impression et le partage du document.

 

Gain de productivité :

Après avoir présenté l’archivage intelligent de Zeendoc, nous allons voir ensemble comment cela va vous permettre d’exploiter vos documents et donc accroitre votre productivité et votre efficacité.

Comme nous l’avons expliqué, ce logiciel permet de diffuser et partager ses documents en temps réel. La diffusion est extrêmement simplifiée car vous pouvez envoyer vos documents par mail directement via Zeendoc mais aussi faire des lots de document. C’est-à-dire que vous pouvez grouper certains documents pour les envoyer en même temps, au lieu de les envoyer dans différentes pièces jointes. Par exemple, si vous devez envoyer tous vos contrats de l’année 2020 à votre patron, vous pouvez tous les sélectionner en un clic et les envoyer directement. Au lieu de les mettre un par un en pièce jointe du mail. Il est aussi possible d’envoyer des documents par voie postal directement depuis Zeendoc.

Deuxièmement, Zeendoc créer des liens et rapproche les différents documents d’un même dossier. Cela permet de vérifier que tous les éléments d’un même dossier soient en accord avec les termes du contrat. Par exemple, si votre expert-comptable reçoit une facture à payer, Zeendoc lui indiquera instantanément si le montant de cette dernière correspond bien à ce qu’il doit payer ou si la somme est erronée. L’application permet aussi une traçabilité optimale des envois et consultations grâce à une identification automatique des adresses mail.

Le dernier gain en productivité majeur que vous apporte Zeendoc se fait au niveau de la comptabilité. La fonctionnalité « export-comptable GED », développée par Zeendoc, vous permettra à la fois d’archiver vos factures et de facilité leur saisie. Comment ça marche ? Vous classez vos factures fournisseur dans Zeendoc, peu importe le support, et Zeendoc s’occupe du reste. Il identifiera les données importantes (montant, TVA, fournisseur, date etc…) et des passerelles comptables créeront un lien entre Zeendoc et votre logiciel comptable. Cela permettra une importation directe de toutes vos données comptables dans votre logiciel sans aucune saisie manuelle et selon vos critères.

“Export-comptable GED”

 

Sécurisation de la data :

Le dernier point à aborder, et pas des moindres, lorsque l’on parle de Zeendoc porte sur la sécurisation de toutes ces données classées dans ce logiciel. Premièrement il faut savoir que Sages Informatique n’héberge pas elle-même la data de ses clients. Elle a des prestataire partenaire comme cdc arkhinéo qui s’occupe de sécuriser ces données. L’accès pour se connecter à Zeendoc est sécurisé, il faut un identifiant et un mot de passe pour y entrer.

Aussi, il est possible d’introduire plusieurs niveaux de classeur au sein de son compte, lorsque l’on possède des droits administrateurs, pour empêcher certains collaborateurs d’avoir accès à vos dossiers. Ensuite, le transfert de données est effectué sous un canal sécurisé SSL, fourni par le protocole HTTPS. C’est exactement le même protocole et le même niveau de sécurité que celui mis en place par les banques pour se connecter à leurs interfaces en ligne de gestion de comptes.

Ensuite, les documents déposés sont chiffrés avec une clef spécifique à chaque client, en utilisant le protocole AES. La clef de déchiffrement est elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur, de sorte que seul le détenteur de ce mot de passe est capable de déchiffrer le document.

Cryptage SSL

 

Enfin, il y a une traçabilité élevée de chaque document avec un horodatage, un journal système, un journal documentaire et un historique par document.

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